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実体験から思う業務効率化が進まない理由

金村 圭介(김 용규)

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働き方改革が叫ばれる時代です。

改革のためには、業務効率を上げて、短い時間でも同じ成果が上がるようにしなければいけません。
でも実際には、なんかそう上手くいっていない雰囲気。
僕が働いていた組織でも、そんな感じでした。

もちろんこれには、新卒一括採用や年功序列、終身雇用等の大きな枠組みの問題もあろうかと思います。
ただそれぞれの組織別に見ても、非効率なやり方をしている点は多々あるでしょう。
しかし、それがなかなか改善されない。

その理由は、システムを変える目先の面倒臭さをみんなが嫌っているからだと思います。

例えば、前職で紙ベースの台帳なるものが存在していました。

とある申請があった時に、台帳にその内容を書き込む。
そして進捗状況を、随時その台帳に書き加えて、完了したものは消していきます。
問い合わせがあった場合は、その台帳を見ながら状況を把握して、誰でも説明できるという体。

しかし、紙ベースの台帳なので、誰かが使っていると見られません。
だから問い合わせがあっても、待ってもらったりすることがありました。
書き直そうと思っても、誰かが使っていて後で書こうとしている間に、書くのを忘れていることもしばしば。
そうすると、古い情報を間違って答えてしまう問題も出てきます。

でこれを解決する方法は、Excelファイルで同じような台帳を作ればいい。
書くのと、打ち込むのはそう変わらないとしても、データにすれば誰かが使っている問題がありません。
人を待たせたり、そもそも台帳の在り処を探す時間も掛かりません。
加筆・修正忘れも、紙よりも少なくなり、誤った情報を伝えて、釈明する場面も減ると思います。
明らかに業務改善になります。

仕事ができない僕でも気がつくので、おそらく大部分の人はそう思っていたことでしょう。
ですが僕が職場にいた2年間、結局ずっと紙台帳のままでした。

理由は、みんなデータベースの台帳に変える最初の面倒臭さに抵抗があるためです。

まず言い出しっぺが、Excelファイルの様式を作る必要があります。
そして運用ルールを定めて、みんなに周知する。
一応上司に説明して、納得してもらう。
途中問題が生じたら、随時ルールをアップデートしていく。

単純にExcelファイルと運用ルールを作る以外にも、パソコンが苦手な人から渋られたり、みんなから色々質問されたり、上司に根掘り葉掘り聞かれて時間を取られることが容易に想像できます。

言い出しっぺは、後々自分にも恩恵が得られますが、初期投資を回収できるのは半年から1年後になるでしょう。

多くの人は、忙しいと思いつつもまあ何とかなっているので、そこまでして改善しようとしません。
ガチで忙しい人は、当然そんな時間はない。

こういう場合、上司が主導して誰かにやらせるべきなのでしょうが、上司は細かい業務など把握していません。
なのでこういう痒い所に手が届くような、ピンポイントの業務改善は思いつきません。

こうした事情で、非効率な紙ベースの台帳が長らく存在し続ける。
紙ベースの台帳はほんの一例で、同じような物が複数存在しています。

各人が自分の目先の利益を最優先するために、結果として全体最適化がなされない。

皆様、お疲れ様です。
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Posted by金村 圭介(김 용규)
        

Comments 16

There are no comments yet.
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先ずはお前の思考回路をフォーマットしたら⁉️

2018/10/11 (Thu) 19:38 | EDIT | REPLY |   
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そしてコメントされるであろう回答を予測してる☺️劇団独りよがりとでも命名しますかね☀️

2018/10/11 (Thu) 19:42 | EDIT | REPLY |   
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僕が働いている会社でも 言い出しっぺが損をするので(やらされる)
改善の提案は滅多に出てきませんね

2018/10/11 (Thu) 20:17 | EDIT | REPLY |   
株安ですね  

資産どれくらい減るか楽しみ

2018/10/11 (Thu) 20:44 | EDIT | REPLY |   
匿名希望  

私は、底辺のパート作業員ですが、出向先の現場で気になるのは、同僚(高齢の女子)の方々がお客さんの意向やたまに現場に来る社員の方の話より、『身の程わきまえず自分の独りよがりのやり方や、他の現場で体験してきた緩いルールを優先してしまう』ことです。
かくゆう私の最優先事項は、作業現場の施設の女子職員の方々の動向観察です。
最近ちょっときれいな人増えたな~とか、あの子今日は夜勤明けで帰るとこなんだ~とか、非効率一直線です。

2018/10/11 (Thu) 20:59 | EDIT | REPLY |   
根室  

キムさんってまさしく【軍師】向きですよね。
前テレビで「やるなら軍師」と言っていた一般の方とかなり思考が近いと思います。

2018/10/11 (Thu) 21:43 | EDIT | REPLY |   
AS  

役所は特に非効率な部分が色濃く残っているかもしれませんね。
ITを使いこなせないおじさんが多そうだし。あまり効率化が進むと人員削減の対象になりかねませんから、あえて効率化を進めないのもあるかも。
役所に限らず、日本国株式会社では不必要なサービスや非効率な仕事が山のようにあるんじゃないですかね。そこらへんが生産性の低さにも繋がっていて、まあ自分の手で自分を縛っているようなもんだと思います。

2018/10/11 (Thu) 22:41 | EDIT | REPLY |   
金村 圭介(김 용규)  
コメント返信

名無し 様
> 僕が働いている会社でも 言い出しっぺが損をするので(やらされる)
> 改善の提案は滅多に出てきませんね

そういうもんなんでしょうね~。

匿名希望 様

素晴らしい着眼点。

AS 様

そんな深い考えはないと思いますよ。
頑張って頭使ってまで効率的にする程困ってないと思います。

2018/10/11 (Thu) 22:50 | EDIT | REPLY |   
同僚  

Excelって言ってる時点で仕事出来なさそう!

台帳だったらAccesでは?

2018/10/12 (Fri) 02:08 | EDIT | REPLY |   
さぼん  

上司との評価面談が近いのですが、この記事を読んで業務効率提案をするのを辞めようと思えました。自分にその作業が降ってくるだけですから…。そして半年以内に退職予定なので業務効率化したところで私が恩恵を受けることは出来ないですしね。最後の置き土産にはできそうですが、疲れるだけなので辞めます。
記事に感謝です。

2018/10/12 (Fri) 05:32 | EDIT | REPLY |   
金村 圭介(김 용규)  
コメント返信

さぼん 様

賢明な選択だと思います。

2018/10/12 (Fri) 08:36 | EDIT | REPLY |   
ザブングル加藤  

キムさんは芸能人だと誰に似てると言われますか?
言動、キャラクターからザブングル加藤のような容姿をイメージしているのですが

2018/10/12 (Fri) 17:56 | EDIT | REPLY |   
金村 圭介(김 용규)  
コメント返信

ザブングル加藤 様

よく言われる人はいないですね。

2018/10/12 (Fri) 21:42 | EDIT | REPLY |   
-  

業務効率化の提案とその実現をした人に賞与を与えるとか、効率化作業の代わりに業務軽減を図るとか、先を見据えた人事評価をしないといつまでも変わらない気がします。公務員は特に。

2018/10/13 (Sat) 00:13 | EDIT | REPLY |   
ななな  

すごく分かりやすく納得して読みました、
わかっているのに同じ問題でぐだぐたを繰り返す職場、
誰が悪いのか、といつも思っていました。
そしてこれからもこのままだな‥と気づきました
トホホ

2018/10/13 (Sat) 00:30 | EDIT | REPLY |   
金村 圭介(김 용규)  
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名無し 様
> 業務効率化の提案とその実現をした人に賞与を与えるとか、効率化作業の代わりに業務軽減を図るとか、先を見据えた人事評価をしないといつまでも変わらない気がします。公務員は特に。

長い目で見れば出世とかあるんでしょうが、目先のインセンティブはないですからね。

ななな 様

そうなんですよ・・・
お疲れ様でございます。

2018/10/13 (Sat) 07:39 | EDIT | REPLY |   

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